Die E-Rechnung ist da!

Die Digitalisierung in der Buchhaltung macht große Schritte. Aufgrund gesetzlicher Änderungen ist die E-Rechnung in Deutschland auf dem Weg, der neue Standard zu werden. Für viele Unternehmen klingt das zunächst nach mehr Bürokratie, doch langfristig bringt die Umstellung eine enorme Zeit- und Kostenersparnis. Wir bei PARTA haben unsere Prozesse bereits zum Jahreswechsel 2024/2025 auf E-Rechnungen umgestellt. Dabei machen wir keinen Unterschied zwischen Privatpersonen und Betrieben. Die Vorteile und Prozesse der Digitalisierung sind bei uns für alle gleich. 

Häufig herrscht der Irrglaube, dass eine per E-Mail verschickte PDF-Datei bereits eine E-Rechnung sei. Das ist falsch! 

Ein herkömmliches PDF ist im Grunde nur ein digitales Bild eines Papiers. Es ist für das menschliche Auge gut lesbar, aber Buchhaltungsprogramme können die Daten (wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer oder Steuersatz) nicht ohne Weiteres fehlerfrei automatisch auslesen.

Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (meist in einem sogenannten XML-Format), der speziell dafür gemacht ist, von Computern und Buchhaltungssoftwares direkt, automatisch und fehlerfrei verarbeitet zu werden.

Damit Sie als Mensch die Rechnung trotzdem noch bequem lesen können, gibt es hybride Formate wie ZUGFeRD 2.0. Dieses Format nutzen auch wir bei PARTA. Es kombiniert das Beste aus zwei Welten: Die Datei enthält sowohl den unsichtbaren, strukturierten Datensatz für die Maschine als auch ein ganz normales, für das Auge lesbares PDF-Dokument für Sie.

Der Gesetzgeber hat für den Übergang einen klaren Fahrplan festgelegt, bei dem der erste wichtige Meilenstein bereits erreicht ist:

• Bereits seit 2025 besteht Pflicht zum Empfang: Alle unternehmerisch tätigen Mandanten (B2B) müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und elektronisch zu verarbeiten.
• Ab 01.01.2027 wird auch der Versand Pflicht: Ab diesem Stichtag wird auch der Versand von E-Rechnungen für Unternehmen (mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 dann für alle) im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtend.

Der Versand unserer E-Rechnungen funktioniert ganz unkompliziert per E-Mail und erfolgt zentral über das DATEV-Rechenzentrum. Bitte wundern Sie sich also nicht, wenn Sie Ihre Rechnung von der E-Mail-Adresse e-invoice@datev.de erhalten. Diese E-Mail-Anschrift ist sicher und der offizielle, von uns legitimierte Absender für Ihre PARTA-Honorarrechnung. Sie erhalten unsere Honorarrechnung als Datei in dem oben beschriebenen Datenformat ZUGFeRD 2.0. Sie können die Datei ganz normal öffnen, lesen, abspeichern oder an Ihre Buchhaltung weiterleiten.

Damit der Rechnungsversand reibungslos funktioniert und Ihre Buchhaltung optimal aufgestellt ist, haben wir eine kleine Bitte an Sie:

Bitte teilen Sie uns die E-Mail-Adresse mit, an die Sie Ihre PARTA-Rechnungen zugestellt bekommen möchten.

Unser PARTA-Praxistipp: Viele unserer Mandanten folgen unserer Empfehlung, für den gesamten elektronischen Rechnungsempfang eine spezielle, zentrale E-Mail-Adresse in ihrem Unternehmen anzulegen. Eine solche Adresse könnte beispielsweise so aussehen: rechnung.ihrbetriebsname@wunschdomain.de

Das hat den großen Vorteil, dass Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern untergehen (z. B. bei Urlaub oder Krankheit) und direkt von den zuständigen Personen oder Systemen in der Buchhaltung verarbeitet werden können.

Haben Sie noch Fragen zur E-Rechnung, zum ZUGFeRD-Format oder zur Umstellung Ihrer eigenen internen Buchhaltungsprozesse auf die anstehende E-Rechnungs-Versandpflicht 2027? Sprechen Sie uns gerne an, denn Ihr PARTA-Team unterstützt Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft!